Sistemas de archivo

Es el componente del sistema operativo encargado de administrar y facilitar el uso de las memorias periféricas, ya sean secundarias o terciarias. Sus principales funciones son la asignación de espacio a los archivos, la administración del espacio libre, y la administración del acceso a los datos resguardados. Estructuran la información guardada en una unidad de almacenamiento (normalmente un disco duro de una computadora), que luego será representada ya sea textual o gráficamente utilizando un gestor de archivos. La mayoría de los sistemas operativos manejan su propio sistema de archivos.¹

Lo habitual es utilizar dispositivos de almacenamiento de datos que permiten el acceso a los datos como una cadena de bloques de un mismo tamaño, a veces llamados sectores, usualmente de 512 bytes de longitud (También denominados clústers). El software del sistema de archivos es responsable de la organización de estos sectores en archivos y directorios y mantiene un registro de qué sectores pertenecen a qué archivos y cuáles no han sido utilizados. En la práctica, un sistema de archivos también puede ser utilizado para acceder a datos generados dinámicamente, como los recibidos a través de una conexión de red (sin la intervención de un dispositivo de almacenamiento).

Los sistemas de archivos tradicionales proveen métodos para crear, mover, renombrar y eliminar tanto archivos como directorios, pero carecen de métodos para crear, por ejemplo, enlaces adicionales a un directorio o archivo (enlace duro en Unix) o renombrar enlaces padres (".." en Unix).

El acceso seguro a sistemas de archivos básicos puede estar basado en los esquemas de lista de control de acceso o capacidades. Las listas de control de acceso hace décadas que demostraron ser inseguras, por lo que los sistemas operativos experimentales utilizan el acceso por capacidades. Los sistemas operativos comerciales aún funcionan con listas de control de acceso.

¿Que es un archivo?

Es un identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene. 

FUNDAMENTOS DE ARCHIVO:

Los documentos de origen comercial así como la correspondencia y otros papeles de importancia para la empresa deben ser guardados en sitios seguros donde se garantiza su conservación

 Importancia del archivo :

  Es la memoria colectiva de una empresa y de suma importancia para su supervivencia y buen funcionamiento. Su correcta y ordenada organización permitirá agilizar cualquier proceso y sobre todo demostrara la actividad y ordenado funcionamiento de las actividades que en la organización, ente o institución. 



Funciones del archivo:

FUNCIONES  DEL ARCHIVO:

• Conservación de documentos (La Ley obliga en plazos mínimos conservación documentos por que podrían ser requeridos).
• Conservar los documentos ordenados y clasificados. 
• Proporciona información sobre el funcionamiento y asuntos tratados. 
• Eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.
• Es el centro activo de información.
• Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. 
• Sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.
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Equipos y materiales del archivo:

Partes básicas del archivo

• Índice de archivadores. Los índices pueden ser: Alfabéticos; Numéricos y Mixtos.
• Marbetes

Tipos de archivadores

• Gancho o espigón
• Kardex.
• Nido de paloma o casillero.
• Archivo de caja.
• Carpeta de fuelle o acordeón.
• Archivos móviles.
• archivos alfabéticos.

Materiales de Oficina

• Las carpetas: • Manila    • Cartón prensado.   • De fibras.   • De luxe.
• Pestañas de las carpetas: Pestaña corrida: Pestaña cortada: Pestaña reforzada. 
• Bases para carpetas.
• Guías.
• Rótulos.
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Sistema de clasificación de archivos:

Existen distintos métodos de clasificación estandarizada (norma AENOR) que nos permitirá clasificar el archivo de una forma correcta, ya que la norma aplica un criterio claro para cada caso, aun dándose una casuística distinta.

Los distintos métodos de clasificación se deberán adaptar a las características del archivo, a la forma de trabajo o a la política de empresa. Pasemos a detallar los distintos sistemas empleados, dando una muestra de las normas a aplicar en cada caso, no obstante, si fuese a trabajar con una gran cantidad de documentos, le recomendamos que busque información relativa a la norma AENOR para poder aplicarla con mayor criterio ante casos

Clasificación alfabética:

 El sistema alfabético permite clasificar usando la letra del alfabeto y el orden que ocupa ésta.

Para la utilización de este método será necesario determinar una palabra principal u ordenatriz que será la que defina el criterio de ordenación, por ejemplo, el primer apellido, el tema, etc.

 Clasificación Temática:

• Se utiliza un archivo alfabético por temas.
• Si la organización prima los asuntos.
• Lo mas complicado es buscar un sistema de categorías.
• Puede ser de dos tipos:
  • Diccionario:
    • Galletas.
    • Panes.
  • Enciclopédico:
    • Galletas:
      • María
      • Saladas
    • Panes:
      • Molde
      • Barras